Lavorare da casa ha cambiato le metodologie di lavoro e con queste i sistemi relazionali fra le persone. Così, l’Accademia italiana del galateo è intervenuta istituendo il “Galateo dello smartworking”.
di Shubha Marta Rabolli
Nel migliore dei casi, chi lavora da casa, ha una stanza adibita ad ufficio, con tutto il necessario per poter svolgere la propria attività. Per chi non ne è provvisto, sarebbe bene crearsi comunque uno spazio dedicato. È possibile in questo caso allestire un angolo-ufficio. Meglio optare in questo caso per uno sfondo neutro: una libreria, un muro bianco, un quadro.
Tenere a portata di mano oltre a penne e quaderni anche caricabatterie, adattatori e tutto ciò che potrebbe servirvi. In poche parole il consiglio è quello di comportarsi come se si fosse proprio in ufficio. Risulterebbe poco professionale se i vostri colleghi vedessero alle vostra spalle i panni stesi, le tazze da lavare o i poster dei figli.
Questo perché, la comunicazione con colleghi, dipendenti, capi e clienti avviene virtualmente, ma esattamente come nell’ambiente di lavoro il nostro linguaggio paraverbale ha un peso importante. Sia per quanto riguarda il nostro abbigliamento e igiene personale sia per quanto riguarda l’ambiente che ci circonda e che può essere inquadrato dalla nostra webcam. Creare un ambiente sobrio ed essenziale è fondamentale affinché l’interlocutore rimanga colpito dal nostro talento e non dalla scarsa cura della casa! Ecco perché è necessario che sia ordinato e pulito. Alcune piattaforme per questo motivo hanno inserito una funzione che automaticamente sfoca tutto ciò che non è in primo piano. Attivarla può essere una valida soluzione. E’ molto importante trovare la luce adatta per il video che si sta realizzando. Regola fondamentale mai sedersi con una finestra alle spalle. Per avere una corretta illuminazione, è necessario posizionare una fonte luminosa dietro allo schermo, in modo da assicurare contatto visivo al ricevente. Purtroppo la percezione di chi ci sta intorno rischia sempre essere quella di “sei a casa, quindi hai tempo”. La prima cosa da fare è quella di stabilire con i nostri amici, conviventi e famigliari degli orari. Anche se si lavora da casa, è utile rispettare degli orari prefissati. La cosa più facile è continuare a seguire l’orario d’ufficio. Anche se non fate videochiamate dovreste vestirvi come siete abituati a farlo. Vi aiuterà a proiettare la mente sul lavoro. Vale anche per la postura, va mantenuta comunque una certa disciplina, altrimenti i risultati rispecchieranno l’atmosfera troppo rilassata che trasmette un solo ed unico messaggio, poca professionalità. Per conference call è fondamentale trovare uno spazio tranquillo, con il minimo rumore di sottofondo. È obbligatorio, quando non si parla, disattivare il microfono. Se si tratta di una telefonata è importante, poiché gli altri partecipanti non hanno modo di leggere il labiale, parlare in modo chiaro, facendo delle pause per consentire agli altri di inserirsi con eventuali domande o osservazioni. In questo caso sarà il tono d i voce, il volume e il ritmo della voce a definire il nostro linguaggio paraverbale. Un’altra regola fondamentale delle videoconferenze è sicuramente quella di tenere accesa la webcam. A meno che proprio non si abbiano problemi di connessione o venga esplicitamente richiesto da chi organizza è tassativamente obbligatorio. Si traduce in un gesto di rispetto nei confronti di chi parla e di chi partecipa. Così come non presenzieremmo mai ad una riunione dal vivo tenendo un libro davanti al viso per tutta la durata dell’incontro in modo che i nostri colleghi non possano vederci in faccia, allo stesso modo da remoto daremo a tutti la possibilità di poterci guardare negli occhi. Per ottimizzare la comunicazione a distanza naturalmente è sempre utile collegarsi con qualche minuto di anticipo ed effettuare una prova tecnica soprattutto nel caso in cui sia necessario condividere file, documenti o una presentazione durante il meeting. Oltre al link per connettersi verranno inviati eventuali documenti da consultare prima o durante la riunione.